Rimborso IVA UE 2025: domanda entro il 30 settembre 2026. Come recuperare l’IVA pagata all’estero
Aggiornato al 10 settembre 2026
Un albergo pagato durante una trasferta in Germania, l’IVA sostenuta per partecipare a una fiera in Francia, acquisti effettuati nei Paesi Bassi o spese aziendali sostenute in un altro Paese dell’Unione Europea possono nascondere un credito che molte imprese finiscono per lasciare sul tavolo.
L’IVA pagata nel 2025 in un altro Stato dell’Unione Europea può, in presenza dei requisiti previsti dalla normativa, essere chiesta a rimborso. La domanda relativa al 2025 deve essere trasmessa entro il 30 settembre 2026.
Il termine è particolarmente importante perché non si tratta della normale detrazione IVA italiana da rinviare alla dichiarazione successiva. Per la procedura europea esiste una scadenza specifica.
Per un’impresa che opera abitualmente all’estero vale quindi la pena controllare subito fatture, documenti d’importazione e note spese del 2025.
IVA pagata all’estero nel 2025: cosa deve controllare subito un’impresa
In pratica, un’impresa italiana dovrebbe verificare se nel corso del 2025 ha sostenuto IVA locale per:
- partecipazione a fiere e manifestazioni;
- alberghi e trasferte aziendali;
- noleggio di automezzi;
- carburanti;
- servizi acquistati localmente;
- acquisti di beni;
- importazioni effettuate direttamente in un altro Stato UE;
- altre spese inerenti alla propria attività.
Non significa che tutta l’IVA indicata in queste fatture sia automaticamente recuperabile.
La detraibilità dipende anche dalla legislazione dello Stato nel quale l’imposta è stata pagata.
Il primo controllo da fare, quindi, non è semplicemente sommare l’IVA delle fatture estere. Occorre verificare Paese per Paese e tipologia di spesa per tipologia di spesa se esistono i presupposti per chiedere il rimborso.
Quando scade il rimborso IVA UE relativo al 2025?
La risposta è semplice:
30 settembre 2026.
L’Agenzia delle Entrate riporta tra gli adempimenti con scadenza 30 settembre 2026 la richiesta di rimborso dell’IVA assolta in un altro Stato membro per beni e servizi acquistati o importati.
La regola deriva dalla Direttiva 2008/9/CE, secondo cui la richiesta deve essere presentata allo Stato membro di stabilimento entro il 30 settembre dell’anno civile successivo al periodo di riferimento.
Per l’IVA sostenuta nel 2025, quindi, l’appuntamento è fissato al 30 settembre 2026.
Il consiglio è di non arrivare agli ultimi giorni: fatture incomplete, codici errati, documenti mancanti o problemi di trasmissione possono trasformare un credito potenzialmente recuperabile in una pratica decisamente più complicata.
Come funziona il rimborso IVA per un’impresa italiana che ha pagato IVA in un altro Paese UE
L’impresa italiana non presenta normalmente la domanda direttamente all’amministrazione fiscale tedesca, francese, spagnola o dell’altro Stato interessato.
La richiesta passa attraverso la procedura elettronica dello Stato nel quale l’impresa è stabilita.
Sarà poi l’amministrazione dello Stato di rimborso a esaminare la richiesta sulla base della propria legislazione IVA.
È uno dei motivi per cui questa pratica sembra semplice solo a prima vista.
La domanda è telematica, ma prima della trasmissione occorre verificare che il credito sia effettivamente spettante.
Quanto deve essere il rimborso minimo?
La Direttiva 2008/9/CE stabilisce anche importi minimi.
Se la domanda riguarda un periodo inferiore all’anno ma almeno pari a tre mesi, il rimborso richiesto non può normalmente essere inferiore a 400 euro.
Se la domanda riguarda l’intero anno civile oppure la parte residua dell’anno, l’importo minimo scende a 50 euro.
Anche piccoli crediti IVA possono quindi meritare una verifica, soprattutto quando l’impresa sostiene regolarmente costi in più Paesi europei.
Quali sono le condizioni per recuperare l’IVA estera?
In sintesi, occorre verificare almeno tre aspetti.
L’acquisto deve riguardare l’attività dell’impresa
Il costo deve avere un collegamento con l’attività economica del soggetto che richiede il rimborso.
L’IVA deve essere detraibile nello Stato estero
Le regole non sono identiche in tutta Europa.
Una determinata spesa potrebbe consentire il recupero dell’IVA in un Paese e subire limitazioni in un altro.
Occorre controllare le operazioni effettuate nello Stato di rimborso
La procedura è destinata, in linea generale, ai soggetti che non risultano stabiliti nello Stato nel quale chiedono il rimborso e che non vi abbiano effettuato operazioni che impediscano l’applicazione della procedura.
Sono tuttavia previste eccezioni, ad esempio per operazioni nelle quali il debitore dell’imposta è il cliente mediante reverse charge.
Ed è proprio su questo punto che, quando esistono branch, rappresentanti fiscali o identificazioni IVA estere, conviene evitare conclusioni automatiche.
Una società con partita IVA nello Stato estero può chiedere il rimborso?
La presenza di un’identificazione IVA nello Stato di rimborso non comporta necessariamente, da sola, la perdita del diritto alla procedura.
Occorre però capire come quella posizione IVA è stata utilizzata, quali operazioni sono state effettuate e attraverso quale posizione sono transitate le fatture.
Il problema è particolarmente delicato per gruppi societari, aziende che vendono abitualmente all’estero e imprese che dispongono di rappresentanti fiscali o identificazioni dirette in più Stati UE.
Una fattura gestita attraverso la posizione IVA locale e già confluita nelle relative liquidazioni non può essere trattata con leggerezza come una normale fattura da inserire nella procedura europea di rimborso.
E se l’impresa possiede una branch nello Stato estero?
Questo è uno degli aspetti più interessanti della disciplina.
La semplice presenza di una stabile organizzazione non dovrebbe essere valutata esclusivamente in modo formale.
Assume rilievo anche verificare se attraverso quella stabile organizzazione siano state effettivamente realizzate operazioni imponibili nello Stato di rimborso.
La questione deriva dalla disciplina europea e dalla giurisprudenza della Corte di giustizia ed è stata oggetto anche di successivi chiarimenti della prassi italiana.
Per le multinazionali e per le PMI italiane che hanno filiali o strutture operative all’estero è quindi opportuno analizzare concretamente il funzionamento della branch prima di escludere un possibile rimborso.
Quali documenti possono essere richiesti?
Lo Stato che deve eseguire il rimborso può chiedere copia elettronica della fattura o del documento d’importazione quando la base imponibile raggiunge determinate soglie.
La Direttiva europea consente in particolare di richiedere la documentazione per fatture con imponibile almeno pari a 1.000 euro, soglia che può scendere a 250 euro per i carburanti.
Le amministrazioni fiscali possono inoltre richiedere informazioni supplementari per verificare l’effettiva spettanza del credito.
Per questo consigliamo di non considerare la domanda come una semplice trasmissione telematica. La documentazione deve essere ricostruibile e coerente.
In quanto tempo viene rimborsata l’IVA?
In via ordinaria, lo Stato membro di rimborso comunica la propria decisione entro quattro mesi dalla ricezione della domanda.
Se vengono richieste informazioni aggiuntive, i tempi possono allungarsi e, nei casi previsti, arrivare fino a otto mesi.
Una pratica preparata bene fin dall’inizio riduce il rischio di richieste integrative e facilita il confronto con l’amministrazione estera.
Cosa succede se il portale elettronico non funziona?
Su questo problema è intervenuta recentemente anche la Corte di giustizia dell’Unione Europea con la sentenza del 12 marzo 2026, causa C-527/24.
La vicenda riguardava proprio una richiesta di rimborso IVA interessata da un malfunzionamento tecnico durante la trasmissione elettronica.
La Corte ha stabilito che i principi europei ostano a una disciplina che faccia perdere automaticamente al contribuente tanto il diritto al rimborso quanto la possibilità di contestare l’inerzia dell’amministrazione soltanto perché, a causa del malfunzionamento tecnico, la richiesta non risultava formalmente presentata.
È una tutela importante, ma non deve diventare un motivo per aspettare l’ultimo giorno.
Meglio documentare tempestivamente ogni anomalia tecnica e, soprattutto, presentare la pratica con adeguato anticipo.
Un esempio pratico
Una società italiana partecipa nel 2025 a diverse fiere in Germania, Francia e Spagna.
Durante l’anno sostiene costi per servizi locali, trasferte e altre spese aziendali sulle quali viene applicata IVA dei rispettivi Paesi.
Il totale dell’IVA estera ammonta, poniamo, a 8.500 euro.
Se le condizioni previste dalle singole legislazioni nazionali e dalla Direttiva europea sono rispettate, quella somma può rappresentare liquidità recuperabile.
Ignorare la procedura significa, molto semplicemente, trasformare un possibile credito in un costo definitivo.
Su importi ricorrenti, l’effetto cumulato negli anni può diventare significativo.
Perché conviene far verificare le fatture estere al commercialista
La parte telematica è soltanto l’ultimo passaggio.
Prima occorre capire:
- dove è stata pagata l’IVA;
- se quella tipologia di IVA è rimborsabile;
- se la fattura è formalmente corretta;
- se il costo è inerente all’attività;
- se esistono identificazioni IVA, rappresentanti fiscali o branch nello Stato interessato;
- se sono state effettuate operazioni attive nello stesso Paese;
- quale procedura di rimborso deve essere utilizzata.
È proprio qui che il commercialista dovrebbe fare qualcosa in più rispetto alla semplice esecuzione dell’adempimento.
Un buon commercialista non si limita a compilare una domanda: individua crediti che l’impresa rischia di dimenticare, valuta i rischi e consiglia il cliente sulla procedura più corretta.
Per le aziende che lavorano con l’estero questo controllo può entrare stabilmente nelle verifiche annuali dello studio.
Imprese con rapporti internazionali: controllate ora l’IVA 2025
Se la vostra società ha sostenuto costi in altri Paesi europei durante il 2025, settembre è il momento giusto per effettuare la verifica.
Possiamo analizzare la documentazione, distinguere le spese potenzialmente rimborsabili e assistere l’impresa nella procedura di recupero dell’IVA estera.
Particolare attenzione è opportuna per:
- aziende italiane che partecipano a fiere internazionali;
- società con personale frequentemente in trasferta;
- imprese che acquistano beni o servizi in altri Paesi UE;
- gruppi societari internazionali;
- società estere con operazioni o identificazioni IVA in Italia;
- imprese con branch, rappresentanti fiscali o posizioni IVA in più Paesi.
Il 30 settembre 2026 è vicino: una verifica preventiva può evitare di perdere un credito IVA relativo al 2025.
Studio Cavallari, assistenza fiscale e IVA internazionale a Padova
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Dott. Massimo Cavallari
Commercialista da oltre 25 anni, iscritto al n. 932/A Padova ed Esperto de Il Sole 24 Ore.
Fonti normative e istituzionali
Agenzia delle Entrate, Scadenzario fiscale 30 settembre 2026: conferma la scadenza della richiesta di rimborso dell’IVA assolta in altro Stato membro.
Direttiva 2008/9/CE: disciplina la procedura di rimborso IVA per soggetti passivi stabiliti in uno Stato UE diverso dallo Stato del rimborso e fissa il termine del 30 settembre.
Corte di giustizia dell’Unione Europea, causa C-527/24, 12 marzo 2026: tutela del diritto al rimborso in presenza di problemi tecnici nella trasmissione elettronica.
Riferimenti italiani: D.P.R. 633/1972, artt. 38-bis1 e 38-bis2.
FAQ sul rimborso IVA UE 2025
Entro quando si può chiedere il rimborso dell’IVA pagata in Europa nel 2025?
La richiesta relativa all’IVA sostenuta nel 2025 deve essere presentata entro il 30 settembre 2026 attraverso la procedura elettronica prevista per i rimborsi IVA UE.
Un’impresa italiana può recuperare l’IVA pagata in Germania, Francia o Spagna?
Sì, in presenza dei requisiti previsti dalla Direttiva 2008/9/CE e dalla legislazione dello Stato nel quale l’IVA è stata sostenuta.
Tutta l’IVA pagata all’estero è rimborsabile?
No. La detraibilità dipende anche dalla normativa dello Stato di rimborso e dalla natura della spesa.
È possibile chiedere il rimborso dell’IVA sugli alberghi?
Dipende dal Paese nel quale la spesa è stata sostenuta e dalle limitazioni alla detrazione previste dalla relativa legislazione nazionale.
Qual è l’importo minimo per chiedere il rimborso?
In generale, almeno 400 euro per richieste relative a periodi inferiori all’anno ma non inferiori a tre mesi e almeno 50 euro quando la domanda riguarda l’intero anno o la parte residua dell’anno.
Una società con una partita IVA estera può utilizzare questa procedura?
Non è possibile dare una risposta automatica. Occorre verificare come viene utilizzata la posizione IVA, se sono state effettuate operazioni nello Stato estero e attraverso quale posizione sono state registrate le fatture.
Una branch estera impedisce sempre di ottenere il rimborso?
Non necessariamente. Deve essere verificato, tra gli altri elementi, se tramite quella stabile organizzazione siano state concretamente effettuate operazioni imponibili nello Stato di rimborso.
Cosa succede se il portale non funziona il giorno dell’invio?
La Corte di giustizia UE, nella causa C-527/24 del 12 marzo 2026, ha riconosciuto importanti tutele contro la perdita automatica del diritto al rimborso quando la trasmissione non riesce a causa di un malfunzionamento tecnico. È comunque prudente non attendere l’ultimo giorno.
Il commercialista può verificare se abbiamo IVA estera da recuperare?
Sì. Può esaminare fatture estere, natura delle spese, identificazioni IVA e operazioni realizzate nei diversi Paesi, individuando gli importi potenzialmente recuperabili e la procedura corretta da utilizzare.
