Dott. Massimo Cavallari – Commercialista da oltre 25 anni, iscritto al n. 932/A Padova ed Esperto de Il Sole 24 Ore
Lavorare dall’Italia per un’azienda estera nel 2026: busta paga, INPS, regime impatriati ed Employer of Record - English version below
Aggiornato al 28 luglio 2026
Un dipendente può vivere in Italia e lavorare in smart working per un’azienda con sede negli Stati Uniti, in Germania, in Irlanda o in un altro Paese?
La risposta è sì, ma il rapporto non può essere gestito semplicemente continuando a pagare lo stipendio dall’estero e ignorando gli obblighi italiani.
Quando il lavoro viene svolto stabilmente dall’Italia occorre verificare almeno quattro aspetti:
- tassazione del reddito in Italia;
- applicazione del regime fiscale degli impatriati;
- iscrizione previdenziale e contributi INPS;
- regolarità del rapporto di lavoro e della busta paga.
Tra le possibili soluzioni rientra anche l’Employer of Record, comunemente abbreviato in EoR, cioè un soggetto italiano che assume formalmente il lavoratore per conto dell’impresa estera.
L’EoR può rappresentare una soluzione efficace, ma deve essere scelto e strutturato correttamente: non basta una società che “faccia le buste paga”. Quando il lavoratore viene assunto per essere messo a disposizione dell’impresa estera, possono entrare in gioco le norme italiane sulla somministrazione di lavoro e le relative autorizzazioni.
Risposta immediata
Un lavoratore che vive e svolge stabilmente la propria attività dall’Italia per un datore estero è normalmente soggetto:
- alla tassazione italiana sul reddito prodotto lavorando fisicamente in Italia;
- alla previdenza italiana, salvo un valido distacco, un certificato A1 o una specifica convenzione internazionale;
- alle norme inderogabili italiane applicabili al rapporto di lavoro;
- agli adempimenti italiani del datore, direttamente oppure attraverso una struttura locale autorizzata.
Le soluzioni normalmente valutabili sono quattro:
- mantenimento del rapporto con il datore estero, con gestione fiscale italiana da parte del lavoratore;
- registrazione previdenziale del datore estero in Italia;
- apertura di una società, branch o stabile organizzazione italiana;
- utilizzo di un Employer of Record autorizzato e affidabile.
La scelta deve essere effettuata dopo aver analizzato Paese del datore, residenza del lavoratore, luogo effettivo di lavoro, durata del rapporto, poteri esercitati dall’Italia e possibili rischi di stabile organizzazione.
Il caso più frequente: dipendente estero che lavora al 100% dall’Italia
Il caso tipico è quello di una persona che:
- trasferisce la residenza in Italia;
- continua a lavorare per la società estera;
- svolge l’attività dalla propria abitazione italiana;
- riceve una busta paga emessa all’estero;
- non dispone di un certificato A1 o di un valido certificato di copertura previdenziale.
Il primo errore è pensare che la sede del datore di lavoro determini automaticamente il Paese in cui devono essere pagate imposte e contributi.
In materia previdenziale assume invece grande importanza il principio della lex loci laboris: in via generale, si applica la legislazione dello Stato nel quale il lavoratore svolge fisicamente l’attività.
Pertanto, chi lavora stabilmente dall’Italia ricade normalmente nella previdenza italiana, indipendentemente dal fatto che il datore abbia sede negli Stati Uniti, in Germania o in Irlanda.
Dove viene tassato lo stipendio?
Il lavoro svolto fisicamente dall’Italia produce, in linea generale, reddito imponibile in Italia.
Questo vale anche quando:
- il contratto è firmato con una società estera;
- lo stipendio è pagato su un conto corrente estero;
- il cedolino è predisposto secondo le regole del Paese del datore;
- il lavoratore svolge l’attività esclusivamente tramite computer e videoconferenze.
Il luogo decisivo è normalmente quello in cui la persona si trova mentre presta materialmente l’attività.
Il datore estero privo di stabile organizzazione in Italia, tuttavia, non assume automaticamente il ruolo di sostituto d’imposta italiano. In molti casi non effettua quindi le ritenute IRPEF italiane e il lavoratore deve dichiarare autonomamente il reddito in Italia.
Questa configurazione richiede una pianificazione preventiva degli acconti fiscali: ricevere lo stipendio lordo senza ritenute può sembrare piacevole nei primi mesi, ma l’entusiasmo tende a diminuire quando arriva la dichiarazione dei redditi.
Smart working e nuovo regime impatriati
Il fatto che il datore di lavoro sia estero non esclude, da solo, l’accesso al regime impatriati.
L’articolo 5 del D.Lgs. 209/2023 prevede, per i trasferimenti in Italia dal 2024, che determinati redditi di lavoro prodotti in Italia concorrano alla formazione del reddito complessivo limitatamente al 50%, entro il limite annuale di 600.000 euro.
La quota imponibile può essere ridotta al 40% in presenza delle condizioni previste per i figli minori.
Tra i principali requisiti rientrano:
- trasferimento della residenza fiscale in Italia;
- mancata residenza fiscale in Italia nei periodi precedenti richiesti dalla norma;
- impegno a mantenere la residenza italiana per almeno quattro anni;
- svolgimento dell’attività prevalentemente in Italia;
- possesso dei requisiti di elevata qualificazione o specializzazione;
- rispetto dei requisiti più severi quando si continua a lavorare per lo stesso datore o per società dello stesso gruppo.
Il beneficio si applica normalmente per il periodo d’imposta del trasferimento e per i quattro successivi.
Il regime impatriati è un’agevolazione fiscale e non una deroga automatica alle regole previdenziali. Un lavoratore può quindi avere diritto alla tassazione agevolata, ma essere comunque soggetto ai contributi INPS italiani.
Datore di lavoro in Germania o Irlanda
Quando il datore ha sede in uno Stato dell’Unione europea, trovano applicazione i Regolamenti europei sul coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale.
Lavoro svolto interamente dall’Italia
Se il lavoratore presta tutta l’attività dall’Italia, la regola ordinaria conduce alla previdenza italiana.
Un semplice contratto tedesco o irlandese non è sufficiente per mantenere la copertura estera.
Occorre verificare l’esistenza di:
- un autentico distacco temporaneo;
- un documento portatile A1;
- un’attività effettivamente svolta in più Stati;
- una deroga autorizzata dalle istituzioni previdenziali competenti.
Telelavoro dall’Italia inferiore al 50%
L’Accordo Quadro europeo sul telelavoro transfrontaliero consente, a determinate condizioni, di mantenere la previdenza dello Stato del datore quando il telelavoro svolto nello Stato di residenza è inferiore al 50% del tempo complessivo.
Sono necessari, tra l’altro:
- residenza del lavoratore in uno Stato firmatario;
- sede del datore in un altro Stato firmatario;
- lavoro svolto effettivamente anche nello Stato del datore;
- consenso di lavoratore e datore;
- presentazione della domanda all’istituzione competente;
- rilascio del certificato A1.
Per l’Italia l’Accordo è entrato in vigore il 1° gennaio 2024.
Non è quindi sufficiente dichiarare nel contratto che il dipendente “può recarsi occasionalmente” presso la sede estera. Devono esistere una modalità lavorativa reale, percentuali coerenti e documentazione previdenziale valida.
Datore di lavoro negli Stati Uniti
Per un’impresa statunitense non si applicano i Regolamenti europei.
Occorre fare riferimento alla Convenzione bilaterale di sicurezza sociale tra Italia e Stati Uniti e verificare se il lavoratore si trova in un vero distacco temporaneo coperto da un certificato di legislazione applicabile.
Quando, invece, il lavoratore:
- si trasferisce stabilmente in Italia;
- svolge tutta o quasi tutta l’attività dall’Italia;
- non è inviato temporaneamente dalla società americana;
- non dispone di un valido certificato di copertura statunitense,
la soluzione ordinaria è l’assoggettamento alla previdenza italiana.
L’azienda americana deve quindi valutare una modalità regolare per assumere o mantenere il lavoratore in Italia.
Le quattro soluzioni disponibili
1. Mantenere il contratto estero
Il lavoratore resta formalmente dipendente della società estera e riceve il cedolino estero.
Dal punto di vista fiscale:
- il reddito prodotto lavorando dall’Italia viene dichiarato in Italia;
- il lavoratore può applicare il regime impatriati se possiede tutti i requisiti;
- il datore estero, quando non è sostituto d’imposta italiano, non effettua normalmente le ritenute italiane;
- eventuali imposte pagate all’estero devono essere analizzate alla luce della Convenzione contro le doppie imposizioni.
Dal punto di vista previdenziale, il mantenimento del contratto estero non risolve automaticamente il problema.
In assenza di A1, distacco o convenzione applicabile, può essere necessario versare i contributi in Italia.
Quando può essere adatta
Questa soluzione può funzionare nei rapporti temporanei, nei distacchi autentici o quando esiste una chiara copertura previdenziale estera riconosciuta.
Principale criticità
Il lavoratore rischia di trovarsi con una busta paga estera apparentemente regolare, ma con imposte o contributi italiani non correttamente gestiti.
2. Registrazione del datore estero in Italia
In determinati casi, il datore estero può registrarsi presso gli enti italiani per adempiere agli obblighi previdenziali e assicurativi senza costituire immediatamente una società italiana.
Può rendersi necessario:
- ottenere un codice fiscale italiano;
- aprire una posizione contributiva INPS;
- aprire, quando dovuta, una posizione INAIL;
- nominare un rappresentante previdenziale;
- predisporre un cedolino coerente con gli obblighi italiani;
- applicare il contratto collettivo e le norme inderogabili pertinenti;
- effettuare le comunicazioni obbligatorie.
Questa possibilità deve essere coordinata con il trattamento fiscale, poiché l’apertura di una posizione previdenziale non trasforma automaticamente il datore estero in sostituto d’imposta italiano.
Quando può essere adatta
Quando l’impresa estera vuole mantenere il rapporto diretto con il lavoratore e prevede una presenza limitata in Italia.
Principale criticità
La gestione è più complessa di quanto appaia e deve essere coordinata tra fiscalista, consulente del lavoro e professionista esperto di previdenza internazionale.
3. Costituire una società o una branch italiana
L’impresa estera può aprire una controllata o una branch italiana che assuma direttamente il lavoratore.
Il dipendente riceve così:
- contratto italiano;
- cedolino italiano;
- ritenute IRPEF;
- contributi INPS;
- copertura INAIL, quando applicabile;
- trattamento previsto dalla normativa e dal contratto collettivo italiano.
Il regime impatriati può essere riconosciuto in busta paga, se sussistono i requisiti e viene consegnata la necessaria documentazione.
Quando può essere adatta
Quando l’impresa intende assumere più persone, sviluppare clientela in Italia o creare una presenza commerciale stabile.
Principale criticità
Una società o branch comporta costi amministrativi, contabili, fiscali e societari più ampi.
Inoltre, prima ancora della costituzione formale, bisogna verificare se l’attività già svolta dal dipendente dall’Italia possa generare un rischio di stabile organizzazione, ad esempio quando la persona negozia contratti, rappresenta stabilmente l’impresa o svolge funzioni essenziali per il business.
4. Employer of Record – EoR
L’Employer of Record è una società che assume formalmente il lavoratore in Italia e gestisce per conto dell’impresa estera:
- contratto di lavoro;
- busta paga;
- ritenute fiscali;
- contributi INPS;
- assicurazione INAIL;
- ferie, permessi e malattia;
- trattamento di fine rapporto;
- comunicazioni obbligatorie;
- applicazione del contratto collettivo;
- adempimenti amministrativi del rapporto.
L’impresa estera stipula un contratto commerciale con l’EoR e rimborsa il costo del lavoratore, oltre al corrispettivo per il servizio.
Il dipendente lavora operativamente per l’azienda estera, ma il datore formale risulta essere l’EoR italiano.
Perché l’EoR può essere conveniente
L’EoR consente all’azienda estera di:
- assumere rapidamente una persona in Italia;
- evitare, almeno inizialmente, la costituzione di una società;
- avere una busta paga italiana;
- versare correttamente contributi e ritenute;
- applicare il regime impatriati attraverso un sostituto d’imposta italiano, quando spettante;
- testare il mercato italiano prima di realizzare un investimento societario stabile.
Può essere particolarmente utile per:
- aziende statunitensi che assumono un professionista residente in Italia;
- imprese tedesche o irlandesi con un solo dipendente italiano;
- gruppi internazionali che vogliono trasferire un manager in Italia;
- lavoratori impatriati che desiderano una regolare busta paga italiana;
- società che intendono iniziare l’attività in Italia senza aprire immediatamente una controllata.
L’EoR deve essere autorizzato?
Questo è il punto più delicato.
In Italia non è sufficiente utilizzare genericamente l’etichetta “Employer of Record”.
Quando un soggetto assume il lavoratore e lo mette a disposizione di un’altra impresa che ne organizza concretamente l’attività, il rapporto può rientrare nella somministrazione di lavoro.
La somministrazione è disciplinata dal D.Lgs. 81/2015 e richiede che il somministratore sia munito della prescritta autorizzazione. Il contratto deve indicare, tra l’altro, gli estremi dell’autorizzazione, le mansioni, la durata, il luogo di lavoro e il trattamento economico e normativo.
Prima di affidarsi a un EoR è quindi opportuno verificare:
- iscrizione all’Albo delle agenzie per il lavoro;
- autorizzazione alla somministrazione;
- soggetto che esercita il potere direttivo;
- soggetto che stabilisce orari, ferie e obiettivi;
- responsabilità in materia di salute e sicurezza;
- contratto collettivo applicato;
- copertura assicurativa;
- trattamento dei dati personali;
- disciplina del licenziamento;
- eventuali limitazioni quantitative o contrattuali.
Il Ministero del Lavoro mantiene gli albi relativi ai soggetti autorizzati e accreditati.
Un EoR non autorizzato può esporre azienda e lavoratore a contestazioni per somministrazione irregolare o interposizione illecita. In sostanza: il nome inglese è elegante, ma gli ispettori continuano comprensibilmente a leggere la normativa italiana.
EoR o società italiana: quale scegliere?
L’EoR è spesso indicato quando:
- il lavoratore in Italia è uno solo o sono pochi;
- l’ingresso nel mercato italiano è ancora sperimentale;
- non è ancora prevista una struttura commerciale autonoma;
- l’azienda desidera limitare gli adempimenti iniziali;
- serve una soluzione relativamente rapida.
Una società o branch italiana diventa generalmente più razionale quando:
- aumenta il numero dei dipendenti;
- esiste una struttura organizzativa stabile;
- vengono stipulati contratti con clienti italiani;
- il personale italiano esercita funzioni commerciali rilevanti;
- l’impresa dispone di uffici, mezzi e autonomia decisionale in Italia;
- il costo complessivo dell’EoR diventa superiore a quello di una struttura propria.
La scelta non dovrebbe essere effettuata solo confrontando il costo mensile.
Occorre valutare anche:
- rischio fiscale di stabile organizzazione;
- responsabilità del datore;
- proprietà intellettuale;
- clausole di riservatezza;
- gestione dei bonus;
- stock option e piani azionari;
- regime impatriati;
- trasferibilità futura del dipendente;
- conseguenze dell’interruzione del rapporto.
Tre casi pratici
Caso 1 – Azienda americana e sviluppatore residente in Italia
Una società statunitense vuole assumere uno sviluppatore che vive e lavora stabilmente a Padova.
Non esiste un distacco dagli Stati Uniti e il lavoratore non opera fisicamente negli USA.
Possibile soluzione
- tassazione del reddito in Italia;
- contribuzione previdenziale italiana;
- assunzione tramite EoR italiano autorizzato oppure registrazione del datore americano;
- valutazione del rischio di stabile organizzazione;
- eventuale applicazione del regime impatriati.
L’EoR può essere la soluzione più lineare quando la società non ha altri dipendenti o clienti organizzati in Italia.
Caso 2 – Manager tedesco trasferito in Italia
Un manager di una società tedesca trasferisce la residenza in Italia e lavora tre giorni alla settimana dall’Italia e due giorni dalla Germania.
Il telelavoro italiano supera il 50%.
Possibile soluzione
L’Accordo Quadro sul telelavoro transfrontaliero non consente normalmente di mantenere la previdenza tedesca mediante la procedura semplificata, perché il lavoro nello Stato di residenza non è inferiore al 50%.
Si dovrà quindi valutare:
- previdenza italiana;
- registrazione del datore tedesco;
- EoR autorizzato;
- branch italiana;
- eventuale deroga individuale richiesta alle autorità competenti.
Caso 3 – Dipendente irlandese che lavora due giorni dall’Italia
Il lavoratore risiede in Italia ma svolge il 40% dell’attività dalla propria abitazione italiana e il restante 60% presso la sede irlandese.
Possibile soluzione
Quando Italia e Irlanda sono Stati aderenti e ricorrono tutte le condizioni, datore e lavoratore possono chiedere l’applicazione dell’Accordo Quadro e il rilascio del certificato A1 irlandese.
In questo modo può essere mantenuta la previdenza irlandese, evitando l’apertura della posizione INPS italiana.
È però indispensabile che le percentuali di lavoro siano effettive, dimostrabili e coerenti con l’accordo di telelavoro.
Attenzione al rischio di stabile organizzazione
L’utilizzo di un EoR non elimina automaticamente il rischio che l’impresa estera venga considerata fiscalmente presente in Italia.
Il rischio deve essere esaminato soprattutto quando il lavoratore:
- conclude abitualmente contratti;
- negozia elementi essenziali degli accordi commerciali;
- rappresenta stabilmente l’impresa;
- dispone di un ufficio utilizzato dall’azienda;
- esercita funzioni direttive;
- coordina personale o attività italiane;
- svolge in Italia una parte essenziale dell’attività aziendale.
L’EoR risolve principalmente la gestione formale del rapporto di lavoro. Non è uno scudo universale contro gli obblighi fiscali societari.
Per questo la soluzione deve essere progettata congiuntamente, valutando lavoro, previdenza, fiscalità internazionale e organizzazione aziendale.
I controlli da fare prima di trasferirsi o assumere
Prima dell’inizio del lavoro dall’Italia è opportuno predisporre una verifica contenente:
- Paese di residenza fiscale del lavoratore;
- luogo effettivo di svolgimento dell’attività;
- numero di giorni lavorati nei diversi Stati;
- cittadinanza e titolo di soggiorno;
- contratto di lavoro esistente;
- eventuale distacco;
- certificato A1 o certificato convenzionale;
- posizione INPS e INAIL;
- applicabilità del regime impatriati;
- ritenute fiscali operate all’estero;
- Convenzione contro le doppie imposizioni;
- ruolo e poteri esercitati dal dipendente;
- rischio di stabile organizzazione;
- autorizzazione dell’eventuale EoR;
- trattamento di stock option, bonus e benefit.
Perché serve un commercialista esperto di fiscalità internazionale
Il problema non consiste soltanto nel produrre una busta paga.
Una soluzione formalmente semplice può generare:
- doppia tassazione;
- contributi richiesti in due Paesi;
- perdita del regime impatriati;
- sanzioni previdenziali;
- contestazioni sul rapporto di lavoro;
- stabile organizzazione non dichiarata;
- difficoltà nel riconoscimento dei contributi pensionistici;
- responsabilità solidale tra EoR e impresa utilizzatrice.
Un buon commercialista non si limita a scegliere il modulo da compilare: ricostruisce l’intera posizione del lavoratore e dell’impresa, coordina i consulenti coinvolti e individua la soluzione sostenibile anche negli anni successivi.
Lo Studio Cavallari assiste lavoratori, manager e aziende estere nella valutazione di:
- smart working internazionale;
- regime impatriati;
- tassazione degli stipendi esteri;
- contributi INPS;
- distacchi e certificati A1;
- registrazione di datori esteri;
- Employer of Record;
- branch e società italiane;
- rischio di stabile organizzazione;
- dichiarazioni dei redditi e crediti per imposte estere.
Domande frequenti
Posso vivere in Italia e mantenere un contratto di lavoro americano?
Sì, ma il contratto americano non esclude gli obblighi italiani. Se il lavoro viene svolto stabilmente dall’Italia, il reddito è normalmente tassabile in Italia e, in assenza di un valido distacco convenzionale, può essere dovuta la contribuzione INPS.
Il datore estero deve emettere una busta paga italiana?
Non sempre. Un datore estero privo di stabile organizzazione può non essere sostituto d’imposta italiano. Deve però verificare separatamente gli obblighi previdenziali, assicurativi e giuslavoristici.
Il lavoratore può applicare il regime impatriati anche con datore estero?
Sì, il datore estero non esclude di per sé il beneficio. Devono essere rispettati tutti i requisiti dell’articolo 5 del D.Lgs. 209/2023.
Il regime impatriati riduce anche i contributi INPS?
No. Il regime impatriati è un’agevolazione fiscale. I contributi previdenziali seguono regole autonome.
Che cos’è un Employer of Record?
È un soggetto che assume formalmente il lavoratore in Italia e gestisce contratto, busta paga, ritenute e contributi per conto dell’impresa estera.
L’EoR evita di aprire una società italiana?
Può evitare o rinviare l’apertura di una società quando la presenza in Italia è limitata. Non elimina però automaticamente il rischio di stabile organizzazione fiscale.
Qualunque società può offrire servizi EoR?
No. Quando l’attività consiste nell’assumere un lavoratore per metterlo a disposizione di un’altra impresa, occorre verificare la normativa sulla somministrazione e l’autorizzazione dell’operatore.
Quando serve il certificato A1?
Il certificato A1 attesta la legislazione previdenziale applicabile nei rapporti che coinvolgono Stati UE, SEE o Svizzera. È essenziale nei distacchi e in determinate forme di lavoro in più Stati.
Posso lavorare dall’Italia e continuare a pagare contributi in Germania?
È possibile solo quando ricorrono le condizioni previste dai Regolamenti europei, dal distacco o dall’Accordo Quadro sul telelavoro e viene rilasciato il certificato A1.
Chi deve dichiarare in Italia lo stipendio estero?
Quando il datore estero non effettua ritenute italiane, normalmente è il lavoratore a dichiarare il reddito nella propria dichiarazione fiscale italiana e a versare imposte e acconti.
Fonti ufficiali
- D.Lgs. 209/2023, articolo 5 – Regime dei lavoratori impatriati
- INPS, Messaggio n. 1072 del 13 marzo 2024 – Telelavoro transfrontaliero
- D.Lgs. 81/2015 – Disciplina della somministrazione di lavoro
- Ministero del Lavoro – Informazioni sui contratti di lavoro
- Ministero del Lavoro – Albo nazionale dei soggetti accreditati
Assistenza per aziende estere e lavoratori impatriati
State assumendo un dipendente che lavorerà dall’Italia oppure vi siete trasferiti in Italia continuando a lavorare per una società estera?
Prima di scegliere tra contratto estero, posizione INPS, Employer of Record, branch o società italiana è opportuno analizzare l’intera struttura.
Tel: +39 049 613584
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Working from Italy for a Foreign Employer in 2026: Payroll, Social Security, Impatriate Tax Regime and Employer of Record
Updated July 28, 2026
An employee may live in Italy and work remotely for a company based in the United States, Germany, Ireland or another country.
However, the employment relationship must be reviewed under Italian tax, social security and employment rules.
When the employee performs the work mainly from Italy, the main issues are:
- Italian taxation of employment income;
- eligibility for the Italian impatriate tax regime;
- Italian social security contributions;
- Italian payroll and employment compliance;
- permanent establishment risks for the foreign employer.
Where is the salary taxed?
Employment income is generally taxable where the work is physically performed.
Therefore, salary earned while working remotely from Italy is normally considered Italian-source employment income, even when:
- the employer is foreign;
- the contract is governed by foreign law;
- the salary is paid abroad;
- the employee receives a foreign payslip.
A foreign employer without an Italian permanent establishment may not qualify as an Italian withholding agent. In this case, the employee may have to report the income and pay Italian tax directly through the annual income tax return.
Can the employee qualify for the Italian impatriate regime?
Yes.
A foreign employer does not automatically prevent the employee from qualifying for the Italian impatriate tax regime.
Under Article 5 of Legislative Decree No. 209/2023, qualifying employment and professional income produced in Italy may generally be taxed on 50% of the amount, up to an annual income limit of €600,000.
The taxable percentage may be reduced to 40% in certain cases involving minor children.
The employee must satisfy all legal requirements, including Italian tax residence, prior foreign residence, performance of the work mainly in Italy and high qualification or specialization requirements.
The impatriate regime reduces income tax. It does not automatically reduce Italian social security contributions.
Italian social security
The general social security principle is the lex loci laboris rule: the employee is normally insured in the country where the work is physically performed.
An employee working permanently from Italy will therefore generally be subject to Italian INPS contributions, unless a valid exception applies.
Possible exceptions include:
- a genuine temporary posting;
- an EU A1 certificate;
- the EU Framework Agreement on cross-border telework;
- a bilateral social security agreement;
- a valid certificate of coverage.
EU employers
For employers based in Germany, Ireland or another EU country, EU social security Regulations apply.
Under the Framework Agreement on cross-border telework, an employee working from the country of residence for less than 50% of total working time may, upon application and subject to all requirements, remain insured in the country where the employer is established.
A valid A1 certificate is required.
When the employee works entirely or mainly from Italy, Italian social security will normally apply.
US employers
For a US employer, the Italy–US Social Security Agreement must be reviewed.
A genuine temporary employee posting may allow continued US coverage through a valid certificate.
However, a person who moves permanently to Italy and works almost entirely from Italy for a US employer will normally fall within the Italian social security system.
Available structures
Direct employment by the foreign company
The employee remains employed by the foreign company and receives a foreign payslip.
This structure requires a separate review of:
- Italian taxation;
- Italian social security;
- foreign tax credits;
- Italian employment law;
- permanent establishment risk.
Registration of the foreign employer in Italy
The foreign company may register with the Italian authorities to comply with social security and employment obligations without immediately incorporating an Italian subsidiary.
Italian subsidiary or branch
The foreign company may establish an Italian entity that hires the employee directly and operates Italian payroll.
This option is normally appropriate when the company plans to hire several employees or develop a stable Italian business.
Employer of Record
An Employer of Record hires the employee in Italy and manages:
- the employment agreement;
- Italian payroll;
- income tax withholding;
- INPS contributions;
- INAIL insurance;
- paid leave and sick leave;
- severance pay;
- mandatory employment filings.
The foreign company enters into a service agreement with the EoR and reimburses employment costs and service fees.
Is an EoR required to be licensed in Italy?
The contractual label is not decisive.
Where the EoR formally hires an employee who is then placed under the operational direction of the foreign company, the arrangement may qualify as a supply of labor under Italian law.
Italian labor supply activities are regulated and may only be performed by duly authorized employment agencies.
Before appointing an EoR, the foreign employer should verify:
- the provider’s Italian authorization;
- registration with the relevant employment agency register;
- applicable collective bargaining agreement;
- allocation of management powers;
- health and safety responsibilities;
- termination procedures;
- payroll and social security compliance.
An unlicensed arrangement may expose the parties to claims of unlawful labor supply.
Does an EoR eliminate permanent establishment risk?
No.
An EoR manages the employment relationship but does not automatically remove Italian corporate tax exposure.
Permanent establishment risks may arise where the Italian employee:
- negotiates or concludes contracts;
- performs core business activities;
- has authority to bind the foreign company;
- manages Italian operations;
- works from premises effectively available to the foreign enterprise.
Employment, tax, social security and corporate issues must therefore be reviewed together.
Professional assistance
Studio Cavallari assists foreign companies and internationally mobile employees with:
- Italian impatriate tax regime;
- remote working from Italy;
- Italian taxation of foreign salaries;
- INPS and international social security;
- A1 certificates and employee postings;
- Employer of Record arrangements;
- registration of foreign employers;
- Italian subsidiaries and branches;
- permanent establishment risk;
- Italian income tax returns.
Phone: +39 049 613584
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